Da quando è iniziata questa avventura noi di Myndo abbiamo raccontato tante testimonianze, parlato con tanti “attori” di questo fantastico mondo e compreso le sfide che si trovano ad affrontare ogni giorno.
Abbiamo così deciso di racchiudere la storia del nostro tool viaggiando attraverso i racconti delle agenzie che abbiamo conosciuto, quelle che sono diventate nostre partner e che hanno scelto di credere nella trasformazione del media, non solo per una questione di ottimizzazione di flussi e processi, ma anche per ridare alle loro risorse interne del tempo utile per sorridere e amare di nuovo il loro lavoro.
Gabriele Biesuz, COO di Myndo, ci racconta come le agenzie approcciano alla gestione dei media plan nel 2024
Per farlo daremo voce ai protagonisti quotidiani di Myndo, quelli che ascoltano e mettono in atto tutte le modifiche che avvengono in back su un tool. Oggi ci accompagnerà in questo viaggio Gabriele Biesuz, Chief Operating Officer di Myndo, colui che progetta e modifica insieme al nostro CTO Giacomo Macchiella la piattaforma.
#viaggio nella pianificazione: cosa abbiamo capito
Nel mondo della pianificazione media le sfide quotidiane viaggiano alla velocità della luce. E nella elaborazione di strategie e piani media, le richieste sempre più sfidanti che provengono dai clienti, necessitano di un ripensamento legato a flussi e processi di gestione del media stesso.
“Volevamo davvero aiutare tutti coloro che sono quasi afflitti dalla gestione quotidiana di mail e fogli excel. Nel 2024 pensare di non ottenere efficienza dalla tecnologia è anacronistico” così esordisce Gabriele.
I media planner si trovano a fronteggiare sfide quotidiane che spesso frenano l’efficienza e l’efficacia delle loro campagne. La molteplicità di tools e la mancanza di integrazione di questi, possono trasformarsi in veri e propri ostacoli alla produttività e all’efficacia.
Ma qual è il day by day dei media planner e il modo in cui il settore tecnologico sta affrontando e supportando le dinamiche complesse del media?
Il Ruolo del Media Planner: Tra Creatività e Gestione media
Bilanciare un mix complesso di compiti creativi e manageriali da parte di un media planner non è affatto semplice. La crescente offerta del mercato delle concessionarie e le evoluzioni dal punto di vista dei canali di pianificazione, hanno acuito la necessità dei planner di ottimizzare la gestione del lavoro nel day by day e anche nel “second by second” .
Dalla verifica dei piani esistenti all’analisi delle performance delle campagne in corso, alla consuntivazione: questi processi non sono mai isolati e richiedono un’interazione costante tra team e piattaforme. Integrazione che manca ed è sostituita da processi ormai consolidati che però non sono più sostenibili.
“L’integrazione dei processi e dei tool attualmente manca ed è poco fluida e spesso frammentata. Una delle prime sfide che abbiamo identificato,” afferma Biesuz, “è stata proprio la mancanza di un sistema integrato che permettesse ai planner di recuperare e riadattare velocemente i piani passati senza dover reinventare la ruota ogni volta.”
Il circolo di informazioni dei piani in una repository semplificata, con una interfaccia user Friendly è uno dei focus di Gabriele, che ci racconta “quando abbiamo strutturato il tool la prima cosa che abbiamo fatto è stata quella di coinvolgere dei planner. Gli abbiamo mostrato il tool e abbiamo chiesto se per loro l’usabilità potesse andare. Spesso rimanevano stupiti nella semplicità con la quale avevamo affrontato i cambiamenti.
Aggiunge Biesuz: “Oggi sulla scia dell’esperienza iniziale, in Myndo stiamo continuando a lavorare con i professionisti di questo settore anche per l’elaborazione delle features: chi più di loro può aiutarci in questa sfida”.
Le difficoltà dei planner: la gestione dello storico
Uno dei problemi più comuni che abbiamo riscontrato nel dialogo con c-level, supervisor e i media planner è la gestione e il riutilizzo efficace dei piani media passati. “La creazione di una repository accessibile e organizzata è fondamentale per poter riutilizzare i piani in modo efficiente,” afferma Biesuz. “I planner spesso spendono tempo prezioso a cercare vecchi piani o a confrontarli e a ricrearli da zero perchè la tecnologia esistente è spesso obsoleta e non ha delle funzionalità che aiutano a unire i piani o a vederli tutti insieme in un unico file”.
Le problematiche ad oggi risultano essere proprio quella legata alla consultazione rapida dello storico dei piani, della rielaborazione degli stessi e del confronto con i risultati di campagna per ottenere informazioni strategiche utili per ottimizzare la delivery dei clienti.
Spiega Biesuz che con Myndo hanno risolto questo problema alla fonte, creando una repository unica: “Ogni agenzia o cliente avrà a disposizione uno spazio in cui poter consultare tutti i piani. In myndo si possono caricare anche tutti i piani storici così da poterli avere a disposizione nel momento in cui si decide di utilizzare il tool. I piani inoltre si possono unire in un solo file excel: una tabella unica da lavorare in una pivot. In questo modo anche per i supervisor risulta molto più semplice la gestione delle pianificazioni dei loro team”.
Collaborazione Multidisciplinare: integrazione dei piani digital e tradizionali
Partendo dall’integrazione dei team online e offline, ad oggi il mondo del media risulta essere ancora in difficoltà dal punto di vista della mole di informazioni da gestire e far dialogare soprattutto se si parla di mezzi tradizionali e canali digitali.
Il mondo del media va sempre più verso l’integrazione e una delivery digitale, ma in Italia siamo ancora lontani da questa situazione così avanzata.
In una tipica giornata, il media planner deve coordinarsi con vari team: da quelli che gestiscono i canali biddable a quelli focalizzati sul digital performance o sui canali Tv e radio. “L’armonizzazione delle strategie proposte da diversi team può trasformarsi in un vero e proprio rompicapo, soprattutto quando non esistono strumenti adatti a facilitare questa integrazione,” spiega Biesuz. “La soluzione sviluppata da Myndo mira a rendere fluide queste interazioni, riducendo i tempi morti e migliorando la coerenza delle campagne.”
Il Bottleneck delle Proposte e la Gestione delle concessionarie media
Uno degli aspetti più time-consuming nella giornata di un media planner è la gestione delle proposte ricevute sia dalle concessionarie esterne che dai team interni. Ogni proposta deve essere esaminata, confrontata e infine integrata in un piano complessivo. “Il tempo perso nell’attesa delle proposte e nella loro aggregazione è una delle principali inefficienze di produttività nel nostro settore,” osserva Biesuz.
Attualmente non esistono automatizzazioni di questo processo “dalle telefonate alle mail ai segnali di fumo, ogni planner con la quale ci siamo trovati a dialogare sembrava aver costruito un suo personale metodo per compiere l’impresa titanica di unire i pezzi del puzzle. Così abbiamo deciso di creare un tool che finalmente potesse essere un facilitatore nella gestione del dialogo tra team e concessionarie. Un dettaglio che riuscisse a liberare tempo e a smaltire il numero folle di mail che ogni giorno un planner è costretto a gestire”.
Sincronizzare il Mondo Online e Offline attraverso Flowchart automatizzate.
Per una visione olistica del media planning la creazione di flowchart che includano sia elementi online sia offline è fondamentale. In uno dei nostri tanti incontri con le agenzie, ricordiamo un dialogo venuto fuori con un responsabile di settore che ci raccontava come un piano potesse subito anche dei grossi ritardi dovuti al fatto che uno dei capisaldi della pianificazione fosse in malattia.
Tuttavia, la mancanza di strumenti adeguati per gestire questa integrazione spesso causa ritardi e frustrazioni. “La nostra piattaforma permette ora di creare flowchart integrate in modo più intuitivo e veloce, eliminando molti dei problemi legati alla gestione separata dei media,” afferma Biesuz.
La Consuntivazione: L’Ultima Frontiera della Efficienza
La fase di consuntivazione, se gestita attraverso e-mail e contatti dispersi con diverse concessionarie, può diventare un incubo logistico. “Abbiamo integrato funzionalità che permettono una consuntivazione automatica attraverso un’unica interfaccia, riducendo drasticamente i tempi e gli errori derivanti dalla gestione manuale,” spiega l’esperto.
Verso il Futuro del Media Planning con Myndo
Grazie al dialogo continuo con agenzie e media planner, Myndo ha potuto sviluppare una soluzione che non solo risponde alle esigenze attuali ma anticipa anche le sfide future. La visione di Biesuz per Myndo non è solo quella di un semplice strumento di lavoro, ma di un vero e proprio ecosistema integrato che facilita, velocizza e ottimizza il media planning in tutte le sue fasi.
“Ogni giorno, quando un media planner accede a Myndo, vogliamo che senta di avere tutto ciò che gli serve a portata di mano, in modo che possa concentrarsi su ciò che realmente conta: creare campagne efficaci e innovative,” conclude Biesuz con un sorriso.
Innovazione, efficienza e collaborazione
